Je vois souvent passer des articles qui expliquent comment réaliser tous tes projets et quand on lit, cela a l’air très simple :

• faire des listes de toutes les tâches que tu veux accomplir,
• faire un rétroplanning,
• entrer les tâches dans le planning et TA DAM, tu as accompli tous tes projets.
• Sauf que, je ne sais pas pour toi, mais quand je fais ça, ça ne marche JAMAIS !!

Je l’ai fait aussi, je préparais sérieusement ma TO DO de la semaine, je travaillais 15h par jour et je ne finissais jamais !!! Rien de pire pour détruire le peu de motivation qu’on a.

Mais c’était pourtant logique : je ne prenais jamais en considération mes contraintes de temps mais uniquement ce que je VOULAIS faire !!! Et oui, dans ma TO DO, j’avais noté tout ce que je voulais « produire » mais j’avais zappé qu’il y aurait des mails, des appels, un déjeuner commercial, trois réunions clients, etc…

Et forcément, j’ai réfléchi et je suis passée en mode projet et j’ai inversé le process.

Voilà donc ce que je te conseille de faire aujourd’hui :

• Tu prends ton planning de la semaine et tu notes tout ce qui était déjà prévu (en rdv pro, en réunion, ou en rdv perso);

• Tu calcules les heures que cela te laisse par jour (en prévoyant TOUJOURS un peu de temps passé en mails et appels, un peu de temps pour déjeuner et aussi une heure de FIN pour le soir);

• Et là, tu vas réaliser que tu N’AS PAS 8 heures de travail disponibles. Et là, normalement, c’est ta révélation.

• Ensuite, tu prends la liste de  ce que tu AIMERAIS faire et tu prévois le temps que chaque tâche va te prendre idéalement. Exemple : rédiger un contrat : 3H. Petit conseil au début : SUR ESTIME le temps prévu (et oui, parce qu’il y aura toujours des interruptions même si j’y reviens dans un autre article).

• A ce stade, yu auras donc une liste de tâches avec chacune une durée estimé et tu additionnes. Et là, HORREUR, le total d’heures disponibles et le total de TA DO LIST ne correspondent pas.

C’est le moment critique de la gestion de tout projet : devoir se rendre à l’évidence : tu ne peux pas faire TOUT ce que tu veux faire dans le temps qui est imparti. Et donc tu vas faire des choix, et lister uniquement ce que tu peux faire dans ton temps DISPONIBLE.

Et faire entrer ces tâches dans tes blocs de temps disponibles.

A ce stade, tu vas peut être te dire « mais ça ne sert à rien ce conseil, si c’est pour me dire que je ne peux pas faire tout ce que je voudrais faire !! ». Et pourtant, tous ceux qui font de la gestion de projet savent que c’est ainsi qu’on procède. Il n’y a pas d’autre choix.

Et crois moi, si tu appliques cette méthode, cela va vraiment changer la donne et à plusieurs niveaux :

• Tout d’abord, tu vas prévenir les personnes concernées (notamment tes clients) des délais « réalistes » et donc éviter du mécontentement et de l’attente (ce qui au niveau pro est ESSENTIEL). Il n’y a rien de pire pour un client que de s’entendre dire « oui, oui, je le finis cette semaine et je vous l’envoie » et de le recevoir 3 semaines après. Donc, clairement, tu vas en même temps améliorer ton customer care.

• Autre avantage, à la fin de ta semaine, tu auras une TO DO terminée (peut-être pas au début parce qu’avec le temps, tu vas affiner ton évaluation du temps nécessaire à tes tâches). Et ce sentiment est assez puissant pour justement te donner un réel boost et créer un cercle vertueux de productivté.

• Dernier avantage : tu auras une bien meilleure visibilité sur ta charge de travail. Par exemple, je ne prends aucun dossier si je n’ai pas un bloc de temps « disponible » dans les 3 ou 4 prochaines semaines, ce n’est ni sérieux, ni acceptable pour un client. Donc, là aussi, tu ressentiras une meilleure efficacité dans toute ton organisation.

Que penses tu de cette méthode ? As tu envie d’essayer de la mettre en oeuvre ?